
Checklist organisatie evenement – stap voor stap
Een evenement organiseren betekent plannen, afstemmen en honderd details in de gaten houden. Van vergunningen en leveranciers tot veiligheid en communicatie – één vergeten stap kan al voor stress of vertraging zorgen. Met een checklist houd je overzicht en weet je zeker dat alles op tijd geregeld is. Zo werk je gestructureerd toe naar een soepel en veilig evenement.
A. Voorbereiding & vergunningen
- Doel en doelgroep bepalen
- Datum en locatie vastleggen
- Vergunning aanvragen of melding doen bij de gemeente
- Budget opstellen
- Verantwoordelijkheden verdelen
- Bereken alvast de premie voor je evenementenverzekering
Een goede voorbereiding voorkomt stress op het laatste moment. Als doel en doelgroep duidelijk zijn, kun je gerichte keuzes maken voor locatie, programma en communicatie. Controleer op tijd of je een vergunning nodig hebt of melding moet doen – dat verschilt per gemeente en type evenement. En bereken je premie al in een vroeg stadium. Zo weet je waar je aan toe bent en kun je de verzekeringskosten meteen meenemen in je budget.
B. Draaiboek & planning
- Programma en planning (opbouw, event, afbouw) opstellen
- Draaiboek maken met taken en contactpersonen per onderdeel
- Calamiteitenplan opstellen (voor noodgevallen en incidenten)
- Planning en logistiek met leveranciers afstemmen (techniek, catering, transport, etc.)
Een goed draaiboek is de ruggengraat van je evenement. Het geeft overzicht en voorkomt misverstanden. Beschrijf niet alleen wat er gebeurt, maar ook wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je communiceert bij veranderingen. Voeg je calamiteitenplan toe aan hetzelfde document, zodat alle informatie op één plek staat.
C. Veiligheid & risico’s
- EHBO en beveiliging regelen
- Vluchtwegen, nooduitgangen en verzamelplaatsen bepalen
- Weerscenario’s opnemen en noodvoorzieningen regelen
- Risico’s in kaart brengen en bepalen welke verzekeringsdekking je nodig hebt
Veiligheid staat altijd voorop. Check samen met de locatie of alle nooduitgangen vrij zijn en de hulpdiensten goed bereikbaar. Denk na over onverwachte situaties zoals slecht weer of technische storingen, en regel vooraf ook de juiste noodvoorzieningen, zoals extra tenten, noodverlichting en -stroom. Met een goed calamiteitenplan en de juiste dekking binnen je evenementenverzekering weet je zeker dat je goed voorbereid bent – en dat je evenement veilig kan verlopen.
D. Leveranciers & logistiek
- Betrouwbare leveranciers kiezen en afspraken maken
- Contracten bevestigen en voorwaarden vastleggen
- Levermomenten, opbouw en afbouw plannen
- Contactlijst met leveranciers actueel houden
- Afspreken wie verantwoordelijk is voor het verzekeren van materialen (organisatie of leverancier)
Een evenement valt of staat met de mensen die het uitvoeren. Kies daarom voor betrouwbare leveranciers die hun afspraken nakomen en bevestig alles schriftelijk. Zorg dat planningen goed op elkaar aansluiten en houd één duidelijk overzicht met alle contactpersonen bij de hand.
Bespreek ook wie verantwoordelijk is voor het verzekeren van materialen die je huurt, zoals tenten, podia of geluidsapparatuur. Vaak ligt die verantwoordelijkheid (en dus het risico) bij jou als organisator. Door dit vooraf goed af te stemmen voorkom je misverstanden en financiële risico’s.
E. Communicatie & bezoekers
- Communicatiekanalen (website, social media, ticketing) opzetten en bijhouden
- Personeel en vrijwilligers briefen
- Duidelijke informatievoorziening voor bezoekers regelen (route, plattegrond, veiligheidsinstructies)
- Bedankmoment of follow-up na afloop
- Evaluatiemoment plannen na afloop
Heldere communicatie voorkomt verwarring. Zorg dat bezoekers weten waar ze moeten zijn en wat ze kunnen verwachten, zowel vooraf als op de dag zelf. Brief personeel en vrijwilligers goed, zodat iedereen dezelfde informatie deelt. Neem na afloop ook even de tijd voor een korte evaluatie met je team – dan kun je verbeterpunten meenemen naar je volgende event. En vergeet niet: een bedankmail of terugblik na afloop versterkt de band met je bezoekers.
Zekerheid begint met overzicht
Met een goede checklist breng je structuur in je organisatie en rust in je hoofd. Hoe beter je voorbereid bent, hoe kleiner de kans dat er iets misgaat.
Toch blijven sommige risico’s onvoorspelbaar – denk aan slecht weer, schade of annulering. No Risk helpt organisatoren en eventplanners om hun risico’s slim te verzekeren, zodat je met een gerust gevoel aan je evenement kunt werken.
Wil je weten welke dekking het beste past bij jouw evenement? Bereken hier binnen 2 minuten je premie: