Hoe stel je een calamiteitenplan op dat werkt?

Als je een evenement organiseert, hoop je natuurlijk dat alles vlekkeloos verloopt. Toch kan er altijd iets misgaan: een plotselinge storm, een stroomstoring of een medische noodsituatie. In zulke gevallen is een goed calamiteitenplan onmisbaar. Het is je nood-draaiboek waarin precies staat wie wat doet, wanneer en hoe. Zo kun je snel handelen, risico’s beperken en voorkom je paniek op cruciale momenten.

Voor veel evenementen is zo’n calamiteitenplan zelfs verplicht. Gemeenten vragen er vaak om bij de vergunningaanvraag, vooral bij grotere of risicovolle events. En ook voor de aansprakelijkheidsdekking binnen je evenementenverzekering is een calamiteitenplan belangrijk: het laat zien dat je goed voorbereid bent en dat de veiligheid van bezoekers, medewerkers en leveranciers serieus wordt genomen.

Wat hoort erin?

Een calamiteitenplan beschrijft wat je doet als er iets misgaat – van kleine incidenten tot echte noodsituaties. Het doel is om risico’s te beperken en snel en effectief te reageren, zodat bezoekers, medewerkers en leveranciers veilig blijven.

De belangrijkste onderdelen zijn:

1. Scenario’s en risico’s

Breng in kaart wat er allemaal mis kan gaan. Denk aan:

• medische noodgevallen
• brand
• stroomuitval
• extreme weersomstandigheden
• ontruimingen of paniek
• schade aan materiaal

Voor elk scenario beschrijf je kort wat er moet gebeuren en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.

2. Communicatie

In noodsituaties telt elke seconde. Zorg dat iedereen weet wie contact opneemt met wie, en via welk kanaal. Leg ook vast hoe je belangrijke informatie deelt met bezoekers – bijvoorbeeld via een omroepsysteem, schermen of berichten via de eventapp en social media.

Een duidelijk communicatieschema voorkomt misverstanden als de druk oploopt.

3. Contactpersonen en noodnummers

Zet in één overzicht alle belangrijke contacten:

• Hulpdiensten (112, politie, brandweer, EHBO)
• Organisatie en beveiliging
• Gemeente en locatiebeheer
• Verzekering (No Risk, bij ernstige incidenten 24/7 bereikbaar)

Vermeld namen, telefoonnummers en de afgesproken verzamelplaats bij een ontruiming. Hoe minder mensen hoeven te zoeken, hoe sneller er gehandeld kan worden.

Hoe maak je het werkbaar?

Een calamiteitenplan hoeft geen dik boekwerk te zijn. Sterker nog: hoe korter en overzichtelijker, hoe beter het werkt. Het belangrijkste is dat iedereen het begrijpt en er in de praktijk mee kan werken.

Gebruik vaste kolommen of een eenvoudige tabelstructuur, bijvoorbeeld:

Tip: bespreek het plan met je team vóór het evenement. Een korte oefening of briefing kan al veel verschil maken als er iets gebeurt.

En vergeet niet: een calamiteitenplan is een levend document. Pas het aan bij elke nieuwe editie of locatie.

Als het erop aankomt

Een goed calamiteitenplan maakt het verschil tussen paniek en controle. Bij een groot muziekfestival kan een duidelijk ontruimingsplan ervoor zorgen dat duizenden bezoekers rustig het terrein verlaten. Bij een bedrijfsfeest kan een snelle, goed afgestemde actie – zoals het direct inschakelen van de noodstroom bij een stroomuitval – voorkomen dat het programma stilvalt of chaos ontstaat.

Als je plan helder, goed doordacht en uitvoerbaar is, merk je dat ook in de praktijk: mensen weten wat ze moeten doen en handelen sneller en rustiger.

Een gerust gevoel met No Risk

Een calamiteitenplan helpt je om goed voorbereid te zijn op alles wat er tijdens je evenement kan gebeuren. Toch blijft er altijd een stukje onzekerheid: van onverwacht noodweer tot schade aan materiaal. Een evenementenverzekering zorgt dat je ook dan sterk staat – met de juiste dekking en hulp als het nodig is.

No Risk kent de praktijk van evenementenorganisatie en helpt eventplanners om hun risico’s slim te verzekeren. Bereken direct je premie en ga met een gerust gevoel van start.