Hoe maak je een draaiboek voor jouw evenement?
Een goed draaiboek is de ruggengraat van elk evenement. Het zorgt voor overzicht, verdeelt taken en voorkomt stress op cruciale momenten.
Het is het praktische actieplan van je event: waar je programma laat zien wat er gebeurt, laat het draaiboek zien hoe het gebeurt. Van opbouw tot afbouw: wie doet wat, wanneer, en met wie. Zo weet iedereen precies waar hij aan toe is, ook als er iets onverwachts gebeurt.
In dit artikel lees je stap voor stap hoe je zelf een draaiboek maakt dat werkt – overzichtelijk, praktisch en klaar voor elk scenario.
Stap 1: Begin met de basis
Voordat je begint met details, leg eerst de basis van je evenement vast. Een goed draaiboek begint namelijk met een helder overzicht van het doel, de doelgroep en het programma. Dat vormt het fundament voor alle keuzes die je daarna maakt – van planning tot communicatie.
Beschrijf kort waarom je het event organiseert en voor wie. Gaat het om verbinding, promotie of een jubileum? En wie wil je bereiken? Zodra dat duidelijk is, kun je het programma globaal invullen: wat gebeurt er op welke momenten en in welke volgorde?
Tip: werk met duidelijke kopjes voor de verschillende onderdelen van je evenement, zoals Catering, Techniek, Opbouw/Afbouw en Marketing. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het houdt je draaiboek overzichtelijk en maakt het veel makkelijker om informatie toe te voegen of aan te passen naarmate je planning concreter wordt.
Stap 2: Taken en rollen verdelen
Een goed draaiboek werkt pas echt als iedereen weet wat zijn rol is. Door taken en verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen, voorkom je misverstanden en blijft het overzicht behouden.
Maak per onderdeel van je evenement een lijst met wie waarvoor verantwoordelijk is. Denk aan:
- Techniek: licht, geluid, apparatuur
- Catering: eten, drinken, afvalverwerking
- Vergunningen en veiligheid: contact met gemeente, EHBO, noodplannen en verzekering
- Communicatie: social media, pers, bezoekersinformatie
Vermeld bij elke taak de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke persoon of leverancier. Zo weet iedereen direct wie hij moet bellen bij vragen of problemen. Dat scheelt tijd én stress op drukke momenten.
Tip: gebruik één overzicht waarin alle contactgegevens en rollen staan. Dat kun je makkelijk delen met je team of leveranciers en aanpassen als er iets verandert.
Stap 3: Tijdsplanning maken
Een goed draaiboek valt of staat met een strakke planning. Door alle onderdelen van je evenement goed op tijd te plannen, hou je grip op de organisatie en weet iedereen wat er wanneer moet gebeuren.
Verdeel je planning in duidelijke fasen:
- Voorbereiding – afspraken, bestellingen, programma en contact met leveranciers.
- Opbouw – inrichting van de locatie, techniek, catering en decoratie.
- Het evenement zelf – starttijden, optredens, pauzes, aankondigingen.
- Afbouw – opruimen, terugbrengen van materiaal en evaluatie.
Gebruik een overzichtelijke tijdlijn of planningstool (zoals Excel, Google Sheets of Trello) om alles in kaart te brengen. Plan ook wat speling in, want er gebeurt altijd wel iets onverwachts. En door in de planning ook te noteren wie welke taak uitvoert, voorkom je dat iets blijft liggen als het druk wordt.
Stap 4: Noodscenario’s toevoegen
Hoe goed je ook plant, er kan altijd iets misgaan. Slecht weer, een zieke artiest, stroomuitval, een gewonde bezoeker – elk evenement heeft risico’s.
Door vooraf na te denken over wat er fout kan gaan en hoe je dan handelt, voorkom je paniek op het moment zelf.
Maak een kort calamiteitenplan als onderdeel van je draaiboek. Zet daarin de belangrijkste mogelijke incidenten op een rij en noteer per situatie wat de juiste actie is en wie verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan:
- Medische noodsituaties: wie verleent eerste hulp en wie schakelt hulpdiensten in?
- Technische problemen of slecht weer: wat is het noodplan? Is er een alternatief programma of locatie?
- Schade of incidenten: wie legt vast wat er is gebeurd en wie neemt contact op met de verzekering?
Denk bij het maken van je calamiteitenplan ook aan de verzekering. Leg vast dat je bij schade of een incident altijd contact opneemt met No Risk. Zo kunnen we direct helpen en zorgen dat de schade goed wordt afgehandeld. Meestal kan dit gewoon op de eerstvolgende werkdag, maar bij zeer ernstige incidenten kan je ons 24/7 bereiken – dus ook als er ’s nachts of in het weekend iets gebeurt.
Dus: een goed draaiboek geeft rust
Een goed draaiboek zorgt dat alles soepel verloopt en iedereen met vertrouwen kan werken.
Met de juiste voorbereiding én een passende evenementenverzekering weet je zeker dat ook onverwachte situaties goed zijn geregeld.
Wil je weten hoeveel het kost om jouw evenement te verzekeren?