Zo blijf je als eventorganisator altijd een stap voor op het weer

Organisatoren van outdoor evenementen kunnen er tegenwoordig niet meer omheen: het weer wordt extremer. Steeds vaker zorgen stormen, regenbuien of juist extreme hitte voor overlast, schade of zelfs annuleringen. Denk bijvoorbeeld aan dat ene weekend in juli 2023, waarin allerlei festivals en events werden afgelast vanwege noodweer. Onvoorspelbare weersomstandigheden zijn dé wildcard van elk evenement in de buitenlucht. Het weer is voor elk outdoor evenement nu eenmaal een risico. Maar wie zich goed voorbereidt, laat zich niet verrassen door het weer. Door vooraf slimme keuzes te maken, vergroot je de kans dat je evenement – ook bij slecht weer – veilig doorgaat. En als dat niet lukt, ben je beter voorbereid op de gevolgen.

Slimme planning begint met goed weerinzicht

Het begint allemaal met betrouwbare weersvoorspellingen. Moderne technologie biedt steeds nauwkeurigere voorspellingen, zowel op de lange als de korte termijn. Maak gebruik van gespecialiseerde weerapps en weerstations die real-time updates geven. Niet alleen handig voor de eventdag zelf, maar ook voor je planningsfase. Zo kun je met historische data én actuele voorspellingen beter inschatten wat je te wachten staat.

No Risk speelt op dit vlak ook een rol. We kijken niet pas mee als het misgaat, maar zijn vaak al betrokken in de aanloop naar het evenement – zeker als er extreem weer voorspeld wordt. We denken mee over alternatieve scenario’s, parkeerproblemen bij nat terrein, bliksemveiligheid of extra voorzieningen zoals rijplaten, houtsnippers of tenten. In overleg met de organisator, gemeente, het weerstation, en andere partners zorgen we dat je outdoor event management plan niet alleen goed op papier staat, maar ook werkt in de praktijk.

Weerbestendige locatiekeuze

Niet elk terrein is even geschikt voor een event bij slecht weer. Kies bij voorkeur een locatie waar je kunt schakelen als het misgaat. Denk aan overdekte ruimtes, stevige tentconstructies, of beschutte plekken. Zorg ook voor een terrein dat goed bestand is tegen de gevolgen van extreem weer: denk aan houten vlonders tegen modder, extra afwatering, stormvaste elementen en alternatieve parkeergelegenheden bij natte ondergrond. Zulke maatregelen zorgen ervoor dat je zo goed mogelijk voorbereid bent op extreem weer.

Noodplannen en back-up strategieën

Wat als het weer plotseling omslaat? Dan heb je een goed calamiteitenplan nodig. Stel een veiligheidsplan voor je evenement op, inclusief scenario’s: wat doen we bij harde wind, aanhoudende regen of juist bij hitte? Denk aan stormvaste tenten, het klaarliggen van poncho’s, extra EHBO en voldoende water bij hitte, of routes om bezoekers veilig naar binnen te leiden. Zorg dat je team goed geïnformeerd is over de veiligheidsmaatregelen en duidelijke communicatielijnen heeft. En geef bezoekers op tijd informatie via schermen, apps of luidsprekers. Alles draait om veiligheid bij evenementen – en om snel kunnen schakelen als het nodig is.

Onze verzekering dekt ook extreem weer

Hoe goed je je ook voorbereidt, het weer blijft een factor die niet volledig te controleren is. Daarom biedt No Risk een evenementenverzekering met dekking voor extreem weer. Moet je evenement door bijvoorbeeld storm of hevige regen helemaal of deels worden afgelast? Dan kunnen de gemaakte kosten worden vergoed door de verzekeraar. Denk aan locatiehuur, techniek, promotie en andere voorbereidingskosten. Een annulering is natuurlijk een grote teleurstelling – maar dankzij onze verzekering wordt het in elk geval geen financiële tegenvaller.

Weer of geen weer – jij bent voorbereid

Extreme weersomstandigheden worden steeds normaler. Maar met slimme outdoor event planning, de juiste locatie, een goed veiligheidsplan én onze verzekering voor extreem weer ben jij als organisator klaar voor alles wat de lucht je brengt.

Meer weten over onze dekking voor extreem weer of hulp nodig bij je eigen veiligheidsaanpak? Neem contact met ons op – we denken graag met je mee.