Slim geregeld: de basis voor een goed beschermd festival

Een festival lijkt misschien vooral een feest, maar achter de schermen komt er veel bij kijken. Zeker als je het goed en veilig wilt organiseren. Van drukte en wisselvallig weer tot schade aan materiaal of incidenten met bezoekers: als organisator wil je dat alles soepel en veilig verloopt. De basis daarvoor ligt in een goede voorbereiding. En een slimme bescherming begint al vóór de eerste tentpaal de grond in gaat.

Wat zijn de grootste risico’s bij festivals?

Een goede risicoanalyse helpt je om vooraf overzicht te krijgen. Denk aan:

• Slecht weer dat het terrein onbegaanbaar maakt
• Ongevallen met bezoekers of crew
• Schade aan gehuurde materialen of techniek
• Fysieke schade aan locatie of omgeving
• Verstoringen door leveranciers die niet komen opdagen

Veel van deze risico’s kun je niet helemaal voorkomen, maar wél beheersbaar maken – door ze goed in kaart te brengen en gericht af te dekken.

Hoe borg je de veiligheid van bezoekers en crew?

Een veilige en goed georganiseerde festivaldag begint bij structuur. Denk aan duidelijke looproutes, goede communicatie met bezoekers, EHBO-posten op de juiste plek, en afspraken met crew en leveranciers. Zorg ook dat je weet wie waarvoor verantwoordelijk is – van beveiliging tot techniek.

Voor grotere festivals is een event management plan vaak verplicht – hierin leg je vast hoe je omgaat met risico’s, veiligheid, logistiek, crowd control en communicatie. Ook zaken als EHBO-posten, vluchtwegen en capaciteitsgrenzen moeten hierin beschreven zijn. Zo’n plan helpt je niet alleen richting de gemeente en veiligheidsdiensten, maar ook intern: iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Wat regel je met een goede evenementenverzekering voor festivals?

Naast de praktische voorbereiding hoort ook verzekering bij je basis. Met een evenementenverzekering dek je precies wat jij nodig hebt voor jouw festival. Je kiest zelf welke risico’s je meeverzekert:

• Aansprakelijkheid: Als iemand schade oploopt en jou aansprakelijk stelt.
• Annulering: Voor als je het festival moet afblazen door overmacht.
• Slecht weer: Denk aan onweer, storm of langdurige regen die het terrein onveilig maakt.
• Materiaal: Dekking voor schade aan gehuurde of eigen spullen.
• Ongevallen: Als crewleden of vrijwilligers gewond raken.

Bij No Risk stel je je verzekering eenvoudig online samen. Je kiest je dekkingen, ziet meteen de premie en weet waar je aan toe bent – snel, transparant en zonder gedoe.

Wat doe je als het misgaat?

Hoe goed je voorbereiding ook is: er kan altijd iets gebeuren dat je niet had voorzien. Een plotselinge storm, een stroomstoring of een incident met een bezoeker – het is belangrijk dat je dan snel kunt handelen.

Zorg daarom dat je noodscenario’s hebt doorgesproken met je team. Wie neemt de leiding bij welke situatie? Zijn de contactgegevens van hulpdiensten direct beschikbaar? En weet iedereen waar de vluchtroutes zijn? Test je noodplan ook in de voorbereiding, zodat het niet alleen op papier staat.

Juist in stressvolle situaties maakt een goed plan het verschil. En als er dan toch iets gebeurt, is het fijn om te weten dat je niet alleen staat. Met een goede evenementenverzekering weet je precies waar je op kunt rekenen – van schadeafhandeling tot ondersteuning bij annulering. Zo kun je snel handelen én heb je een vangnet om op terug te vallen.

Slim geregeld = met vertrouwen organiseren

Een festival is een groot project – maar met de juiste voorbereiding, dekking en afspraken bouw je een stevig fundament. Zo kun jij focussen op het programma, de beleving en het publiek. En als het spannend wordt, weet je precies waar je op kunt terugvallen.

Meer weten over hoe je jouw festival goed verzekert? We denken graag met je mee.