Onvoorziene kosten bij conferenties: hoe een evenementenverzekering je kan beschermen

Conferenties en congressen vergen vaak maanden voorbereiding: van het boeken van sprekers tot het regelen van de juiste locatie en techniek. Maar zelfs bij de beste planning kunnen er dingen misgaan. Denk aan een onverwachte annulering van de locatie, schade aan gehuurde apparatuur of een technische storing waardoor het programma tijdelijk stilvalt. Zulke situaties kunnen leiden tot hoge kosten – en flink wat stress. Gelukkig kun je je hier goed op voorbereiden.

Wat kan er misgaan? De grootste risico’s op een rij

De meeste onverwachte kosten ontstaan door omstandigheden buiten je invloed. Een spreker die ziek wordt, apparatuur die tijdens opbouw beschadigd raakt of een ongeluk. De financiële gevolgen kunnen groot zijn. Zo kan een dag annulering duizenden euro’s kosten aan personeel, catering en locatiehuur die je niet meer terugkrijgt. Ook aansprakelijkheidsclaims – bijvoorbeeld door een bezoeker die valt over een kabel – kunnen flink oplopen.

De rol van een evenementenverzekering

Een evenementenverzekering helpt je om dit soort risico’s financieel af te dekken. Het is een flexibele verzekering die je kunt afstemmen op jouw type evenement. Voor congressen zijn er meerdere dekkingen die relevant kunnen zijn, afhankelijk van je programma, locatie en contracten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Annuleringsdekking: vergoeding van gemaakte kosten als je evenement door overmacht niet door kan gaan.
• Materiaaldekking: schade aan gehuurde materialen, ook tijdens vervoer van en naar de locatie.
• Aansprakelijkheidsdekking: bescherming tegen claims van bezoekers of leveranciers bij letsel of schade.
• Ongevallen: dekt medische kosten als er tijdens het evenement een ongeluk gebeurt.

Een zakelijke eventverzekering is meestal relatief voordelig in verhouding tot de totale begroting – en kan je duizenden euro’s aan schade besparen.

Aansprakelijkheid goed geregeld

Aansprakelijkheid is een van de grootste risico’s bij zakelijke events. Een kleine onoplettendheid – zoals een losliggende kabel of gladde vloer – kan leiden tot claims van bezoekers of leveranciers. En wat veel organisatoren niet weten: de meeste bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen dekken dit soort schade tijdens evenementen niet. Gelukkig kun je dit risico wel meeverzekeren via de aansprakelijkheidsdekking binnen een evenementenverzekering. Zo voorkom je dat een enkel incident grote financiële gevolgen heeft.

Bespreek ook vooraf goed met leveranciers wie waarvoor verantwoordelijk is bij schade, en wie welke verzekering moet afsluiten. Zo voorkom je misverstanden én hiaten in de dekking.

Denk vooraf na over verborgen kosten

Een goed budget houdt rekening met meer dan alleen catering en techniek. Denk ook aan kosten voor vergunningen, verzekering, EHBO, annuleringen en back-up oplossingen. Het helpt om een draaiboek te maken met risicomomenten: wat als er iets uitvalt, niet op tijd komt of niet doorgaat? Dat geeft inzicht in je kwetsbaarheden én de waarde van een verzekering.

No Risk denkt mee

Een congres of conferentie goed verzekeren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bij No Risk kun je gemakkelijk online je verzekering samenstellen – precies met de dekkingen die passen bij jouw evenement. Wil je extra advies of twijfel je ergens over? Dan staan we natuurlijk klaar om met je mee te denken.

Benieuwd hoe wij je kunnen helpen bij het afdekken van risico’s bij conferenties? Neem gerust contact met ons op.