Checklist voor de organisatie van een sinterklaasintocht: van draaiboek tot veiligheid
De goedheiligman heeft het in november altijd behoorlijk druk – in bijna elke stad of dorp in Nederland wordt wel een sinterklaasintocht georganiseerd. Dit zijn altijd gezellige dagen met veel muziek, pepernoten en blije kinderen. Maar achter de schermen vraagt het organiseren van zo’n feest best wat voorbereiding. Zeker als je het ‘erbij’ doet met een klein team vrijwilligers.
Van vergunningen tot veiligheid en van communicatie tot verzekering: er komt meer bij kijken dan je denkt. Met deze checklist weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet, en zorg je voor een veilige, goed georganiseerde en ontspannen intocht.
1. Gebruik een evenementendraaiboek en verdeel de taken
Zorg voor overzicht: wie doet wat, waar en wanneer? Zet alle taken op papier en deel ze ruim op tijd met je team. Denk aan opbouw, muziek, verkeersbegeleiding en opruimen. Werk je met vrijwilligers? Houd er dan rekening mee dat niet iedereen ervaring heeft met evenementen. Duidelijke uitleg helpt – en een bedankje of warm drankje na afloop wordt vaak enorm gewaardeerd.
2. Informeer het publiek op tijd
Laat weten waar en wanneer de intocht plaatsvindt, welke route wordt gevolgd en waar toeschouwers wel of niet kunnen staan. Gebruik social media, posters of lokale nieuwskanalen. Goede communicatie voorkomt verwarring en helpt om alles soepel en veilig te laten verlopen.
3. Stel een realistisch budget op
Breng vooraf goed in kaart wat alles kost: vergunningen, techniek, EHBO, aankleding, pepernoten, verzekering. Zo voorkom je verrassingen. Houd ook wat ruimte over voor onvoorziene uitgaven.
4. Regel de juiste vergunningen (en stem af met de gemeente)
Voor praalwagens, wegafsluitingen of gebruik van de openbare ruimte heb je vaak een vergunning nodig. Vraag dit op tijd aan bij de gemeente. Stem je plannen ook goed af met politie, brandweer of andere hulpdiensten – zodat je niet voor verrassingen komt te staan op de dag zelf.
5. Maak duidelijke afspraken met leveranciers
Leg afspraken met leveranciers duidelijk (en schriftelijk!) vast: wat wordt waar geleverd, op welk tijdstip en wie is het aanspreekpunt? Denk aan geluid, tenten, voertuigen en catering. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt en voorkom je last-minute stress.
6. Denk aan de veiligheid van kinderen, pieten en publiek
Gebruik hekken of linten om routes af te bakenen. Zorg voor EHBO-posten, goede communicatie en voldoende toezicht. En besteed extra aandacht aan de veiligheid rond praalwagens en water – zeker voor jonge kinderen.
7. Controleer de locatie vlak voor het evenement
Werkt het geluid? Doen de microfoons het? Zijn de looproutes duidelijk gemarkeerd? Doe kort voor de intocht een laatste check op locatie. Zo weet je zeker dat alles klaarstaat én veilig is.
8. Wees voorbereid op slecht weer
Zou de goede Sint nog komen, nu hij 't weer zo lelijk vindt?
Dat is ieder jaar weer de vraag, want het weer in november is nogal onvoorspelbaar. Regen, kou of harde wind kunnen roet in het eten gooien. Zorg daarom voor een plan B: tenten, een binnenlocatie of een draaiboek voor uitstel of aanpassing. En communiceer duidelijk met publiek en vrijwilligers als er iets verandert.
9. Sluit een evenementenverzekering af
Wat als er een Piet van het dak valt? Of als gehuurde spullen beschadigd raken? Je hoopt natuurlijk dat alles vlekkeloos verloopt. Maar áls er iets gebeurt, dan wil je dat goed geregeld hebben.
Met een evenementenverzekering ben je verzekerd tegen de risico’s die je loopt bij het organiseren van een sinterklaasintocht: van aansprakelijkheid tot schade, ongelukken en annulering.
Het afsluiten van de verzekering is heel eenvoudig: je regelt het online in een paar minuten, afgestemd op jouw intocht.
10. Evalueer na afloop
Wat ging goed? Wat kan beter? Plan na afloop een kort moment met je team om feedback te verzamelen. Zo wordt het organiseren van de sinterklaasintocht volgend jaar nog makkelijker en leuker.
Een sinterklaasintocht organiseren is een hele klus, maar met deze checklist houd je overzicht en regel je alles stap voor stap – van het draaiboek tot de veiligheid van het evenement.
En wil je zeker weten dat je ook qua verzekering goed zit? Bij No Risk bereken je eenvoudig je premie en sluit je direct online een evenementenverzekering af.