Dorpsfeest op de planning? Zo dek je de risico's af
Feestweek! Voor veel dorpen en kleine gemeenten een fantastisch jaarlijks terugkerend evenement waar iedereen naar uitkijkt. Prachtig, maar als organisator draag je wel een flinke verantwoordelijkheid. Feesten als dit trekken vaak honderden of zelfs duizenden dorpsbewoners en mensen uit de regio aan en de activiteiten zijn vaak verdeeld over meerdere locaties. Hoe ga je ervoor zorgen dat de risico’s zo goed mogelijk zijn afgedekt en iedereen kan genieten van een mooie feestweek?
Wie verzekert wat
We moeten eerst de rollen scherp krijgen. Een dorpsfeest is een optelsom van verschillende partijen, en iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid.
Vaak richten enthousiaste dorpsbewoners speciaal voor dit evenement een vereniging op. Dat is verstandig voor de structuur, maar het bestuur kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld als er zaken misgaan en de vergunningen en verzekeringen niet goed zijn geregeld.
De lokale horeca lift vaak mee op de evenementenvergunning die de vereniging heeft aangevraagd. Zij zijn echter wel individueel verantwoordelijk voor de activiteiten die zij in of direct rondom hun zaak organiseren. Als de frituurpan bij de lokale snackbar begint te branden, is dat hun eigen risico, niet dat van de vereniging. Het is verstandig om dit vooraf zwart op wit te zetten, zodat er achteraf geen getouwtrek ontstaat over wie de schade betaalt.
Dan heb je ook nog te maken met leveranciers van podia, kermisattracties of geluidsapparatuur. We schreven al eerder over de contractuele risico's die hierbij spelen. Veel organisatoren denken dat schade aan gehuurde spullen automatisch gedekt is op de evenementenverzekering, maar dat is een misverstand.
Als een leverancier de spullen niet op tijd levert of als de opbouw niet veilig gebeurt, ligt de aansprakelijkheid anders. Zorg dat de afspraken in de huurcontracten aansluiten op je eigen verzekering. Zo voorkom je dat je bij schade niet verzekerd bent of voor een te laag bedrag.
Om het overzichtelijk te maken, zie je in de tabel hieronder wie welk risico draagt:
| Wie | Wat te verzekeren | Welke dekking |
|---|---|---|
| De vereniging | Schade aan derden en gehuurde spullen. | Aansprakelijkheid en materiaal. |
| De vereniging | Financiële strop bij afgelasting door storm. | Annulering en extreem weer. |
| De horecaondernemer | Risico’s in en direct rondom het eigen café. | Eigen bedrijfsaansprakelijkheid, eventueel aangevuld met een evenementenverzekering. |
| De leverancier | Schade veroorzaakt aan derden tijdens de opbouw. Schade aan eigen materialen tijdens het transport. |
Eigen bedrijfsaansprakelijkheid en materiaalverzekering. |
De belangrijkste dekkingen op een rij
Een standaardpolis bestaat niet voor een dorpsfeest met verschillende activiteiten op diverse locaties. Je stelt de evenementenverzekering samen uit verschillende rubrieken op basis van de risico's die daadwerkelijk spelen:
- Aansprakelijkheid is de belangrijkste basis. Als een bezoeker struikelt over een losliggende kabel van een geluidsinstallatie en zijn been breekt, kan de vereniging aansprakelijk worden gesteld voor de letselschade. Deze rubriek dekt schade aan personen en spullen van derden.
- Materiaal dekt diefstal van of schade aan gehuurde en eigen spullen, zoals barren, geluidsapparatuur en podia. Dit geldt op de locatie en tijdens het transport van en naar het evenement. Let op: bij diefstal buiten gebruikstijden is er vaak alleen dekking als er aantoonbare sporen van braak zijn.
- Annulering en extreem weer vangen de financiële klap op als het feest onverwacht moet worden afgeblazen, uitgesteld of onderbroken door onvoorziene omstandigheden. Denk aan een zware storm waardoor de feesttent onveilig is. Extreme weersomstandigheden moet je wel minimaal 14 dagen voor de start van het evenement meeverzekeren.
- Ongevallen is onmisbaar voor de vrijwilligers die de boel opbouwen. Mocht een vrijwilliger tijdens de opbouw van een podium van een ladder vallen en blijvend invalide raken of overlijden, dan keert deze dekking een vast bedrag uit. Ook medische kosten worden tot een maximum vergoed.
- Geld dekt het risico als je met cash werkt bij de muntenverkoop. Mocht er geld worden gestolen door een inbraak of overval, of mocht je valse bankbiljetten ontvangen, dan is dat onder deze rubriek gedekt.
Waarom tijdig overleg met No Risk loont
Wij gaan flexibel om met evenementen, maar we willen vooraf wel precies weten wat de plannen zijn. Daarom vragen we de vereniging altijd om het programma en het veiligheidsplan te overleggen.
Op basis van die documenten beoordelen we de risico's. We geven direct aan welke activiteiten we wel verzekeren, onder welke voorwaarden dat gebeurt en wat we eventueel uitsluiten. Denk aan stormrisico's bij grote tenten of gevaarlijke activiteiten zoals een zeskamp met stormbanen. Als we vooraf de preventiemaatregelen afstemmen, weet het bestuur precies waar het aan toe is en zijn er achteraf geen nare verrassingen.
Door op tijd met ons te schakelen, zorgen we samen dat het dorpsfeest goed geregeld is.