Organisatie en leverancier – wie verzekert wat?
Bij de productie van een evenement is de samenwerking tussen de organisator en de toeleveranciers essentieel. Het festivalterrein of de evenementenlocatie staat binnen korte tijd vol met kostbare goederen: van geavanceerde audio- en lichtinstallaties tot tijdelijke infrastructuren zoals podia en tenten.
In de praktijk blijkt vaak dat beide partijen ervan uitgaan dat ‘de ander het wel geregeld heeft’ als het gaat om de verzekeringen. Een simpele vraag als "Ben je verzekerd?" volstaat echter niet. Om kostbare misverstanden en open gaten in de dekking te voorkomen, moeten de verschillende soorten verzekeringen en de specifieke operationele risico's expliciet worden doorgesproken.
De vier verzekeringspijlers voor evenementen
Als organisator krijg je te maken met verschillende soorten dekkingen. Elk van deze pijlers raakt op een andere manier de samenwerking met je toeleveranciers:
- Aansprakelijkheid
Deze verzekering dekt schade aan personen (letsel) of eigendommen van derden waarvoor de organisatie juridisch aansprakelijk is.
Als een luidspreker uit een truss valt en een bezoeker verwondt, wie is dan aansprakelijk? Was het een constructiefout van de leverancier, of heeft de crew van de organisatie de apparatuur verkeerd bediend? Dit moet contractueel helder zijn.
- Materiaal
Dit dekt schade, verlies of diefstal van de materialen die je voor het evenement huurt of leent. Het is belangrijk dat voor de organisator allereerst duidelijk is wat de vervangingswaarde is van de gehuurde materialen. Op basis daarvan wordt het verzekerde bedrag bepaald. Daarnaast moet duidelijk zijn vanaf welk moment het materiaal onder de verantwoordelijkheid van de organisator valt. Pas vanaf het moment dat het materiaal is geleverd op het evenemententerrein, of ook al tijdens het transport? Door dit helder te communiceren, voorkom je dat materiaal op enig moment niet, of juist dubbel verzekerd is.
- Annulering
Mocht het evenement onverhoopt niet doorgaan (bijvoorbeeld door extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen of het uitvallen van een headliner), biedt een goede verzekering vergoeding voor de gemaakte kosten.
Toeleveranciers hebben vaak in hun voorwaarden staan dat zij (deels) betaald moeten worden als het evenement kort van tevoren wordt geannuleerd. De organisator moet ervoor zorgen dat deze contractuele verplichtingen aan leveranciers correct zijn meeverzekerd onder de annuleringsdekking.
- Ongevallen
Deze dekking biedt een vaste uitkering bij blijvende invaliditeit of overlijden van betrokkenen tijdens het evenement. Dit is met name belangrijk voor de eigen crew en vrijwilligers. Toeleveranciers moeten zelf zorg dragen voor de ongevallen- en loondoorbetalingsrisico's van hun eigen (technisch) personeel.
Kritiek bespreekpunt 1: het overdrachtsmoment en transport
Een van de meest voorkomende bronnen van discussie bij schade is de exacte afbakening van de verantwoordelijkheid in de tijd. Het risico verschuift gedurende het logistieke proces van de leverancier naar de organisator en weer terug. Het is van groot belang om vast te leggen tot 'waar' en tot 'wanneer' een dekking geldig is:
● Transport door de leverancier: Als de toeleverancier het transport verzorgt, is het materiaal tijdens het laden, het transport en het lossen doorgaans gedekt onder diens eigen transportverzekering. Het risico gaat pas over op de organisator ná de feitelijke overdracht op de locatie.
● Dry hire: Als de organisator de materialen zelf ophaalt bij het magazijn van de leverancier, ligt het transportrisico vanaf dat moment volledig bij de organisator. Bij No Risk ben je verzekerd voor schade aan roerende zaken op locatie en tijdens vervoer, voorafgaand, tijdens of na afloop van het in de polis genoemde evenement. Ook verzekerd is elektronica die noodzakelijk is voor het verzekerde evenement.
● Montage en demontage: Worden de materialen door het personeel van de leverancier opgebouwd? Dan blijft de leverancier verantwoordelijk tot de installatie bedrijfsklaar is opgeleverd. Maakt de organisator gebruik van eigen crew of vrijwilligers om de spullen op te bouwen, dan ligt het risico van beschadiging tijdens de montage direct bij de organisatie.
Kritiek bespreekpunt 2: dagwaarde versus vervangingswaarde
In de algemene voorwaarden van toeleveranciers staat bijna altijd dat de huurder (de organisator) bij verlies, diefstal of totale beschadiging aansprakelijk is voor de vervangingswaarde van de apparatuur. Dit is het bedrag dat nodig is om exact hetzelfde apparaat nieuw aan te schaffen.
Hier ontstaat een potentieel probleem met standaard materiaalverzekeringen. Veel verzekeringen keren bij schade uit op basis van de dagwaarde (de nieuwwaarde minus de afschrijving voor ouderdom en slijtage). Als een gehuurde mengtafel met een nieuwwaarde van € 15.000 door ouderdom een dagwaarde heeft van € 6.000, keert een standaardverzekering mogelijk maar € 6.000 uit. Maar de toeleverancier eist € 15.000 op basis van de huurovereenkomst. De organisator moet het verschil van € 9.000 dan uit eigen zak betalen.
Wij kijken graag met je mee
Bij No Risk kijken we altijd mee naar deze contracten. Door de polissen van de organisatie en de voorwaarden van de leveranciers naast elkaar te leggen, wordt direct duidelijk waar de gaten vallen en waar dubbele dekkingen zitten. Zo weet iedereen waar hij aan toe is, en dat alles goed verzekerd is.
Meer informatie nodig? Neem dan contact met ons op.