Zo houd je een lokaal event veilig bij extreme hitte
Iedereen hoopt natuurlijk op mooi weer voor zijn dorpsfeest, braderie of wijkfestival. Maar als het dan ineens dertig graden of meer blijkt te zijn, veranderen de straten in heatpipes en een marktplein snel in een bakplaat. Kleinere evenementen draaien vaak op vrijwilligers, tijdelijke stroomvoorzieningen en een bescheiden budget zonder ruimte voor onverwachte extra kosten. Extreme warmte vraagt daarom om een hele goede voorbereiding en slimme keuzes.
Aanpassingen tijdens de opbouw en op het terrein
Sjouwen met dranghekken, podiumdelen en barinrichting op het heetst van de dag is vragen om problemen. Verschuif de zwaarste opbouwwerkzaamheden naar de vroege ochtenduren. Zorg bij het opzetten van partytenten en overkappingen voor voldoende ventilatie; dichtgeklapte tenten veranderen binnen een half uur in een soort broeikassen.
Denk ook aan je apparatuur. Plaats aggregaten, koelcellen en verdeelkasten nooit direct op heet asfalt in de volle zon. Zet apparatuur vrij van de grond in de schaduw en houd ventilatieroosters schoon. Een oververhitte zekering of een uitvallende koelcel legt het evenement direct stil. Bespreek met je leverancier welke maatregelen er nog meer mogelijk of zelfs vereist zijn om de apparatuur te beschermen.
Water en schaduw regelen op locatie
Kleine buitenlocaties hebben niet altijd voldoende vaste waterpunten. Neem vooraf contact op met de gemeente of de lokale waterleidingmaatschappij om een tijdelijke standpaal met aansluiting op drinkwater te regelen. Richt op het terrein een duidelijk herkenbaar punt in waar bezoekers gratis hun flesje kunnen vullen.
Creëer voldoende schaduw op plekken waar mensen langere tijd stilstaan, zoals bij kassa's, de EHBO-post en voor het podium. Eenvoudige schaduwdoeken of zweefparasols maken een groot verschil voor bezoekers die wachten in de rij.
Zorg voor de vrijwilligers en de crew
Lokale evenementen drijven op de inzet van vrijwilligers. Achter een warme frituur of bij een drukke bar loopt de temperatuur snel op. Las kortere shifts in en wissel de crew achter de bar regelmatig af.
Zorg dat er op elke post voldoende gekoeld water en isotone dranken klaarstaan. Bied naast water ook zoute snacks aan om het zoutverlies door zweten op te vangen. Wijs één coördinator aan die actief controleert of de vrijwilligers genoeg drinken en op tijd rust pakken in een gekoelde ruimte.
Duidelijke communicatie naar bezoekers
Informeer het publiek vooraf via de lokale krant, flyers en sociale media. Adviseer bezoekers om zonnebrandcrème, een pet en een navulbare waterfles mee te nemen. Zet bij de ingang grote pompflessen met zonnebrandcrème neer. Dit voorkomt dat EHBO-teams hun handen vol hebben aan verbrande of bevangen bezoekers.
Houd tot slot goed contact met de lokale overheid en de hulpdiensten om te bepalen of het nog verantwoord is het evenement te laten doorgaan. Hoe akelig ook, je wilt te allen tijde slachtoffers (en de bijbehorende aansprakelijkheidsvraag) voorkomen.
Meer weten? Neem contact met ons op.