Veiligheidsplan evenement – wat mag je niet vergeten
Tijdens Amsterdam Dance Event (ADE) bruist Amsterdam van de evenementen. Honderden feesten, showcases en conferenties trekken duizenden bezoekers van over de hele wereld. Voor organisatoren is het een intensieve en uitdagende week, waarin veiligheid en voorbereiding belangrijker zijn dan ooit.
Of je nu een clubnacht, showcase of netwerkevent organiseert: een goed veiligheidsplan is de basis van elk succesvol evenement. Het helpt je risico’s beperken, verantwoordelijkheden verdelen en snel te handelen als er iets misgaat. Hier lees je wat er in elk veiligheidsplan hoort te staan – en wat organisatoren vaak vergeten.
Belangrijkste onderdelen van een veiligheidsplan
Een veiligheidsplan beschrijft hoe je de veiligheid van bezoekers, personeel en artiesten waarborgt. Het moet duidelijk, praktisch en afgestemd zijn op jouw type evenement. De belangrijkste onderdelen zijn:
- EHBO en medische voorzieningen
Zorg dat er altijd voldoende EHBO’ers aanwezig zijn, afgestemd op het aantal bezoekers en de aard van het evenement. Vermeld waar de EHBO-posten staan, hoe ze bereikbaar zijn en wie verantwoordelijk is voor de coördinatie. - Calamiteitenplan en noodscenario’s
Neem een kort calamiteitenplan op waarin staat wat er gebeurt bij incidenten zoals brand, stroomuitval, paniek of extreem weer. Geef aan wie de leiding heeft bij een ontruiming, waar de verzamelplaatsen zijn en hoe bezoekers worden geïnformeerd. - Crowd control en publieksveiligheid
Bij evenementen met veel bezoekers is een goed crowdmanagementplan cruciaal. Denk aan in- en uitgangsroutes, maximale capaciteit, dranghekken, looprichtingen en toezicht. Overvolle ruimtes vormen een van de grootste veiligheidsrisico’s. - Communicatie en coördinatie
In noodsituaties telt elke seconde. Leg vast hoe teamleden met elkaar communiceren (portofoons, telefoons, appgroepen) en wie contact onderhoudt met beveiliging, locatiebeheer en hulpdiensten. - Verantwoordelijkheden en contactpersonen
Noteer duidelijk wie eindverantwoordelijk is voor veiligheid en wie welke rol vervult. Voeg een overzicht toe met alle belangrijke telefoonnummers: organisatie, beveiliging, hulpdiensten, locatiebeheer en verzekering.
Veelgemaakte fouten
Zelfs ervaren organisatoren slaan in de hectiek van de voorbereiding soms belangrijke punten over. De meest voorkomende valkuilen zijn:
- Onduidelijke verantwoordelijkheden – niet iedereen weet wie wat moet doen in een noodsituatie.
- Geen back-upplan – geen alternatief bij stroomuitval, afgelasting of uitval van personeel.
- Verouderde informatie – telefoonnummers of contactpersonen die niet meer kloppen.
- Te ingewikkelde documenten – een plan van 40 pagina’s leest niemand op het moment dat het echt nodig is. Houd het daarom beknopt en overzichtelijk; één heldere A4 met de belangrijkste acties werkt vaak beter dan een dik boekwerk.
Tips voor een volledig en werkbaar plan
- Betrek gemeente en locatiebeheer vroegtijdig
Gemeenten beoordelen je veiligheidsplan vaak bij de vergunningsaanvraag. Door ze er vroeg bij te betrekken voorkom je vertraging of afkeuring. - Werk samen met leveranciers, hulpdiensten en je verzekering
Stem af met beveiliging, techniek, catering, medische diensten én je verzekering. Zij weten precies wat er op locatie mogelijk is – en waar risico’s zitten. - Test je plan in de praktijk
Een korte briefing of oefening met het team voor aanvang van het event maakt een groot verschil. Zo weet iedereen wat te doen als het misgaat. - Houd je plan actueel
Een veiligheidsplan is een levend document. Controleer regelmatig of alle gegevens nog kloppen: telefoonnummers, contactpersonen, leveranciers en verzamelpunten kunnen veranderen. Zo blijft je plan up-to-date.
Tot slot: veiligheid geeft vertrouwen
Tijdens drukke eventweken zoals ADE zie je hoe belangrijk een goed veiligheidsplan is.
Een goed voorbereid team straalt rust uit en voorkomt dat kleine incidenten uitgroeien tot grote problemen.
Toch kun je niet alles voorkomen – schade, ongelukken of annulering blijven risico’s. Met een passende evenementenverzekering van No Risk weet je zeker dat je feest of evenement niet alleen veilig, maar ook goed verzekerd is.