Draaiboek voor je kerstevenement: praktische checklist & tips

Van kerstmarkten tot winterfestivals en kerstevenementen op het dorpsplein: veel dorpen, gemeenten en verenigingen organiseren in december een feestelijk evenement. Vaak met lichtjes, kraampjes, een schaatsbaan, muziek, eten en een bezoek van de kerstman – en vaak meer werk dan vooraf gedacht.

Want hoe groter het kerstfeest, hoe meer schakels er zijn: leveranciers, vrijwilligers, vergunningen, veiligheid en planning. Zonder goed overzicht wordt het al snel rommelig. Een draaiboek helpt je om alles op één plek te organiseren – en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren.

In dit artikel lees je wat er in zo’n draaiboek hoort, welke fouten je makkelijk kan voorkomen en hoe je zorgt dat je plan werkt – ook als het ineens gaat sneeuwen.

Wat zet je in een draaiboek voor een kerstevenement?

Een draaiboek is geen verslag en geen beleidsstuk, maar een praktisch document dat je tijdens het evenement gebruikt. Je kunt het opbouwen in je eigen stijl, of gebruikmaken van een eenvoudige draaiboek-template. Dit hoort er in ieder geval in:

• 🕒 Tijdsplanning per fase

Verdeel je evenement in duidelijke fases: voorbereiding, opbouw, het evenement zelf en afbouw. Beschrijf per fase wat er gebeurt, wie erbij betrokken is, welke materialen nodig zijn en hoe laat alles moet gebeuren. Zo houd je overzicht – ook als er iets uitloopt of tegenzit.

• 👥 Taken en verantwoordelijkheden

Wie regelt de stroom? Wie brieft de vrijwilligers? En wie belt de gemeente als er iets misgaat? Zet bij elke taak een naam en telefoonnummer, zodat iedereen weet wie waarvoor aanspreekpunt is.

• 📄 Vergunningen en veiligheid

Noteer welke vergunningen je hebt en wie daar contactpersoon voor is. Voeg ook je veiligheidsplan toe, inclusief ontruimingsroutes, EHBO-posten en noodnummers.

• 📦 Leveranciers en faciliteiten

Van de leverancier van de kramen tot de opbouwer van de schaatsbaan: zet alle betrokken partijen in één overzicht. Voeg ook belangrijke data toe, zoals opbouwtijden, bezorgmomenten en afspraken over afbouw en schoonmaak.

• 📢 Communicatie en contactpersonen

Zorg dat ook je communicatie in het draaiboek staat: wie regelt het contact met bezoekers, wie post updates bij slecht weer, en wie vangt de pers op als die langskomt?

Veelgemaakte fouten (die je makkelijk voorkomt)

Een goed draaiboek is overzichtelijk, up-to-date en bruikbaar in de praktijk. Maar dat gaat niet altijd vanzelf. Dit zijn veelvoorkomende valkuilen:

• Te weinig afstemming vooraf: taken verdelen is niet genoeg – check ook of mensen snappen wat er van ze verwacht wordt.
• Geen contactgegevens bij de taken: wie bel je als de stroom uitvalt? Zet dat erbij.
• Geen noodscenario’s: wat doe je als het glad is, een artiest uitvalt of een tent niet op tijd arriveert?
• Te lang of te vaag: houd het kort, duidelijk en makkelijk aanpasbaar. Een draaiboek van 30 pagina’s leest niemand op locatie.
• Het draaiboek niet (goed) delen: zorg dat alle betrokkenen weten waar het staat, en werk zoveel mogelijk met één centrale versie.

Tips voor een draaiboek dat echt werkt

• Maak een planning per dag of dagdeel
  Zeker bij meerdaagse kerstmarkten of evenementen is het handig om de dagindeling overzichtelijk per dag (of dagdeel) weer te geven – met opbouw, briefings, belangrijke acties en afbouw duidelijk op een rij.
• Gebruik kleurcodes of pictogrammen
  Bijvoorbeeld voor taken, verantwoordelijkheden, fases of veiligheidsaspecten. Zo zie je in één oogopslag wie wat doet – en wat extra aandacht vraagt.
• Voeg een checklist toe
  Bijvoorbeeld voor opbouw, weerchecks, leveranciers of afbouw. Zo weet je zeker dat je niets vergeet op drukke momenten.
• Test je draaiboek vooraf
  Loop een dag van tevoren met een collega het draaiboek stap voor stap door. Zo ontdek je gaten in je planning voordat ze een probleem worden.

Denk ook aan de risico’s die je niet kunt plannen

Een draaiboek helpt om je evenement soepel te laten verlopen – maar sommige risico’s zijn simpelweg niet te plannen. Denk aan stormschade, uitval van techniek of een ongeluk op de ijsbaan.

Met een evenementenverzekering dek je dit soort risico’s af. Zo voorkom je dat een onverwacht incident leidt tot hoge kosten of stressvolle afhandeling achteraf.

Bij No Risk denken we graag met je mee over de risico’s van jouw kerstmarkt of kerstevenement. Je kunt eenvoudig je premie berekenen en direct een verzekering afsluiten – of je nou een kleinschalig feest organiseert of een groot meerdaags evenement.​