Je bent een rund als je met (g)een evenementenverzekering stunt

Ga je een evenement organiseren, dan staat ‘verzekering’ niet bovenaan de to do-lijst. Zonde, want besef goed dat als je als event organisator geen of een onvolledige evenementenverzekering hebt, dit een groot risico kan zijn. Zeker zakelijke evenementen zijn vaak onderverzekerd. Daar schrikken wij oprecht van!

Betekent dat dat je altijd een verzekering moet afsluiten? Michiel Bredius, directeur bij Klap No Risk, is hier duidelijk over: “Absoluut niet. Maar maak altijd een risicoanalyse om op basis daarvan te bepalen of een verzekering nodig is of niet. Want het gaat niet enkel om extra kosten behorende bij een annulering, maar nog veel meer over de zorgplicht die alle partijen in de keten hebben.”

Jouw evenement, jouw verantwoordelijkheid

Je hebt als bureau of als event organisator een geweldig concept bedacht voor het evenement. Super! Maar weet je zeker dat jouw creatieve idee veilig uitgevoerd kan worden? Daarvoor is het belangrijk om goed samen te werken met goede, professionele partijen die samen met jou bekijken welke risico’s genomen worden. Dat is de zorgplicht die je als opdrachtgever hebt naar jouw medewerkers en gasten. Of vanuit de organisator naar de opdrachtgever. Of vanuit de toeleverancier met de geleverde dienst of materialen.

Zie het als volgt: tijdens een ‘verplicht’ bedrijfsuitje valt iemand van het podium als gevolg van een mankement aan het opgebouwde podium. Wie kan er aansprakelijk worden gesteld?

1. Alle betrokken partijen.
2. De organisator, vanuit zijn aansprakelijkheid als hoofdaannemer.
3. De bouwer, omdat er niet goed is opgebouwd.
4. De leverancier van de materialen, omdat het materiaal niet goed was.
5. De werkgever, mede omdat het ging om een verplicht bedrijfsuitje.

Het antwoord hangt volledig af van wat de schade / oorzaak is en hoe zaken contractueel zijn overeengekomen. Dus bespreek deze risico’s op voorhand met alle partijen in de keten en neem de (lage) premie op in de begroting zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Zonder verzekering wordt annulering een ding

Michiel zei het al; je hoeft niet elk evenement te verzekeren. Maar je moet je wel bewust zijn van de risico’s. Enerzijds vanuit het aspect van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, maar anderzijds vanuit het feit dat evenementen door allerlei factoren geannuleerd kunnen worden. Daarbij is het maar de vraag wat dat financieel voor gevolgen voor jouw evenement heeft, als je er niet voor bent verzekerd!

De evenementenverzekering dekt veel meer dan enkel een overlijden in het koningshuis. Wat te denken van een brand op een evenementenlocatie? Of de non-appearance van een key figure binnen de organisatie of het programma? Of een cateraar die tijdens het transport naar de locatie in een ongeluk terechtkomt? Of extreem weer waardoor het evenement geannuleerd moet? Het zijn zomaar wat voorbeelden die allemaal hebben plaatsgevonden en waar je goed voor verzekerd wilt zijn. En bijtijds, want voor extreem weer moet je je bijvoorbeeld uiterlijk 14 dagen voor het event verzekeren.

Precies, het is misschien niet het leukste, maar wel een extreem belangrijk onderdeel van het organiseren van evenementen. Vraag daarom voor elk evenement bijtijds bij Klap No Risk vrijblijvend een offerte op. Dan kan je met dat document als raadgever in overleg gaan over wat de verschillende risico’s zijn, zodat je bewust een keuze maakt over welke onderdelen je wel of niet wilt verzekeren. Dan ben je perfect verzekerd tegen tal van risico’s, zodat jouw event perfect verloopt ook op de momenten dat het iets minder perfect gaat.

Geschreven door: Bas Veldkamp – Event Inspiration