De complete checklist voor een juridisch en organisatorisch sterk event

Een evenement organiseren vraagt om meer dan een goed idee en een draaiboek. Er komen ook juridische en organisatorische verplichtingen bij kijken – van vergunningen en contracten tot privacyregels en een goede verzekering. In dit artikel vind je een complete juridische checklist waarmee je jouw event slim en professioneel voorbereidt.

1. Vergunningen en regelgeving

Welke vergunningen je nodig hebt, hangt af van het type evenement, de locatie en het verwachte aantal bezoekers. De belangrijkste zijn:

• Evenementenvergunning van de gemeente (vaak verplicht bij openbare of grootschalige evenementen).
• Drank- en horecavergunning, als je alcohol schenkt.
• Geluidontheffing, bij muziek boven een bepaald volume.​​​​​​​
• Brandveiligheidsverklaring, vaak vereist bij binnenlocaties of tenten.

Gemeenten kunnen daarnaast aanvullende eisen stellen voordat je een vergunning krijgt. Denk aan een veiligheidsplan, verkeersmaatregelen of de inzet van EHBO. Neem daarom op tijd contact op met de gemeente waar je evenement plaatsvindt – zo weet je zeker wat er nodig is en voorkom je last-minute verrassingen.

2. Aansprakelijkheid en verzekeringen

Een ongeluk zit in een klein hoekje: iemand struikelt over een kabel, er raakt iets beschadigd, of een leverancier stelt je aansprakelijk voor schade. Daar wil je als organisator niet zelf voor opdraaien.

Een evenementenverzekering helpt je hierbij. Die biedt onder andere dekking voor:

• Aansprakelijkheid: als er schade ontstaat aan personen of spullen.
• Annulering: als het event niet doorgaat door overmacht.
• Materiaal: schade of diefstal van eigen of gehuurde spullen.
• Ongevallen: vergoeding van medische kosten als er iets gebeurt met een bezoeker of medewerker.

Let op: de meeste zakelijke aansprakelijkheidsverzekeringen dekken geen aansprakelijkheid tijdens evenementen. Met een evenementenverzekering kun je dit risico wél op maat afdekken.

3. Contracten met leveranciers

Duidelijke afspraken met leveranciers voorkomen misverstanden én financiële risico’s. Zet in contracten wie waarvoor verantwoordelijk is, zeker als het gaat om gehuurde materialen of techniek. In de voorwaarden van leveranciers staat vaak dat de huurder aansprakelijk is voor schade – ook als die niet door eigen schuld is ontstaan. En let op: de vervangingswaarde die je moet terugbetalen bij schade is meestal veel hoger dan de huurwaarde (vaak wel 10x zo hoog).

Wil je dit risico niet zelf dragen? Dan kun je dat op twee manieren afdekken via een evenementenverzekering: met aansprakelijkheidsdekking voor schade waar jij aansprakelijk voor wordt gesteld, en met materiaaldekking voor situaties waar niemand echt schuld aan heeft – zoals storm of brand.

Maak ook duidelijke afspraken over wie welke verzekering regelt. Zo voorkom je gaten in de dekking én discussie achteraf.

4. Bezoekersrechten en privacy

Organiseer je een evenement waarbij je persoonsgegevens verzamelt (bijvoorbeeld bij registratie)? Dan moet je voldoen aan de AVG (GDPR):

• Vraag toestemming voor het verwerken van gegevens.
• Wees transparant over wat je met data doet.
• Beveilig persoonsgegevens goed (zowel digitaal als op papier).

Ook zaken als cameratoezicht, e-mailmarketing na afloop of gezichtsherkenning kunnen onder de privacywetgeving vallen. Werk je met externe leveranciers (bijvoorbeeld voor ticketing)? Maak dan duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is.

5. Tools en software

Er zijn veel handige tools die je kunnen helpen om het organiseren van je evenement overzichtelijk én juridisch sterk aan te pakken. Denk aan:

• Registratietools die AVG-proof zijn (zoals Eventbrite of Momice).
• Projectmanagementsoftware (zoals Asana of Trello) voor overzicht en deadlines.
• Checklists of draaiboeken in tools als Notion of Google Drive.
• Verzekeringstools, zoals de aanvraagpagina van No Risk, waarmee je zelf je dekkingen kiest en direct ziet hoeveel het verzekeren van jouw evenement gaat kosten.

Professioneel én voorbereid

Een goed georganiseerd evenement is niet alleen creatief en sfeervol, maar ook juridisch goed geregeld. Door op tijd na te denken over vergunningen, risico’s en verantwoordelijkheden, voorkom je vervelende verrassingen.

Wil je zeker weten dat jouw evenement goed verzekerd is? Bij No Risk stel je makkelijk je evenementenverzekering samen – met precies de dekkingen die passen bij jouw situatie. En heb je vragen? Dan denken we graag met je mee.