Na anderhalf jaar thuiswerken en Zoomen, is het nu eindelijk weer tijd voor bedrijfsfeestjes, borrels en teamuitjes. Bedrijven kunnen via live evenementen weer in contact komen met hun doelgroep, en de band tussen hun werknemers versterken met teambuilding-activiteiten.
Het organiseren van een goed bedrijfsevenement is een veelzijdig en creatief proces, maar er moet ook een aantal saaiere (maar erg belangrijke) dingen worden geregeld. Zoals het afsluiten van een goede evenementenverzekering. Je kan het regelen van de verzekering het best meteen aan het begin van het traject op de to-dolijst zetten, zodat je de tijd hebt om uit te zoeken welke risico’s je loopt, en welke dekkingen je precies nodig hebt.
Vier dingen die goed zijn om in je achterhoofd te houden bij het afsluiten van een verzekering voor een bedrijfsevenement:
1. Verzekeren is belangrijk voor groot en klein
Bedrijfsevenementen zijn er in alle soorten en maten – van een visgroothandel die na een goed jaar met het personeel een escaperoom doet en daarna een borrel drinkt, tot een internationale tech-reus die Elton John invliegt voor een groot evenement. Voor organisatoren van grotere evenementen is het afsluiten van een evenementenverzekering heel gebruikelijk, maar bedrijven die een kleiner feest of uitje organiseren, denken er niet altijd aan – of ze denken dat verzekeren niet nodig is. Toch is het ook als je een kleiner feest of uitje organiseert meestal slim om een evenementenverzekering af te sluiten. Er kunnen altijd dingen misgaan (ongelukken, afzeggingen, een polonaise-gerelateerd incident), en je kan dat risico tegen een relatief lage premie afdekken. Als je benieuwd bent hoeveel een verzekering gaat kosten, dan kan je dat online heel makkelijk even berekenen.
2. Verzeker zo min mogelijk
Het is aan te raden om niet pas later in het organisatietraject over het verzekeren van je evenement na te gaan denken, maar je er vanaf het begin bewust van te zijn. Het moet je doelstelling zijn om zo min mogelijk te verzekeren (wie wil dat nou niet). Als je dat in je achterhoofd houdt, kan je vanaf het begin veel gerichter gaan kijken naar de risico’s die er zijn, en die risico’s zoveel mogelijk beperken. De risico’s die dan overblijven moeten echt verzekerd worden. Dus die draag je over aan de verzekeraar.
3. Bepaal wie verantwoordelijk is voor de verzekering
Als een bedrijf een evenement laat organiseren door een evenementenorganisator, is het belangrijk dat er meteen duidelijke afspraken worden gemaakt over het regelen van de verzekering. Spreek af wie hiervoor verantwoordelijk is. Je kan je als organisator onderscheiden door goed geïnformeerd te zijn, en de verzekering voor de opdrachtgever te regelen. Als opdrachtgever moet je zelf natuurlijk toch altijd goed opletten of alles goed gaat. Check of de verzekering op tijd geregeld wordt, en of de juiste dekkingen en bedragen worden verzekerd.
4. Kies de juiste dekkingen
Een bedrijfsevenementenverzekering bestaat uit verschillende rubrieken. Je kan zelf bepalen welke rubrieken je wel en niet laat verzekeren.
- Onkosten / annulering
- Slecht weer – (Extra toe te voegen aan de rubriek annulering.)
- Non-appearance (het niet komen opdagen van artiesten, gasten, deelnemers of belangrijke personen) – (Extra toe te voegen aan de rubriek annulering.)
- Aansprakelijkheid
- Materiaal
- Ongevallen
- Cashgeld dat in omloop is op het evenement
Als je wil weten hoeveel premie je moet betalen of een offerte wil aanvragen voor het verzekeren van jouw zakelijke evenement:
Heb je vragen over het verzekeren van bedrijfsevenementen? Dan kan je altijd even contact met ons opnemen!