Als organisator van een groepsreis heb je het druk met het boeken van vluchten, het regelen van accommodaties en het plannen van leuke activiteiten. Het afsluiten van een goede verzekering zou daarbij ook op je to-dolijstje moeten staan. Dat is misschien niet het meest spannende deel van de organisatie, maar het kan je wel een hoop ellende besparen. Het kan je reis zelfs redden als die in het water dreigt te vallen!
Er zijn twee verzekeringen die je kan afsluiten voor je groepsreis: een annuleringsverzekering en een reisverzekering. Maar wat is het verschil tussen deze twee verzekeringen, en welke is het meest geschikt voor jouw groepsreis?
Geld terug bij annulering van de reis
Laten we beginnen met een annuleringsverzekering voor groepsreizen. Deze verzekering zorgt ervoor dat je de kosten die je hebt gemaakt terugbetaald krijgt als de reis moet worden afgelast door een onverwachtse gebeurtenis – bijvoorbeeld als er een natuurramp plaatsvindt, als het reisadvies verandert, of als de groep de vlucht mist door een staking.
Stel dus dat je bijvoorbeeld een personeelsreis organiseert en je hebt de vliegtickets al gekocht voor de hele groep, je hebt een hotel geboekt en een aanbetaling gedaan voor een leuke activiteit. Maar dan moet de reis worden afgelast omdat het congres waar jullie heen zouden gaan is gecanceld. Als je een annuleringsverzekering hebt afgesloten, krijg je al die kosten die je al hebt gemaakt, terugbetaald. Dit kan een aanzienlijk bedrag zijn, zeker als je met een grote groep of naar een verre bestemming reist.
Het kan ook zo zijn dat er iets misgaat en dat je extra kosten moet maken om ervoor te zorgen dat de reis tóch door kan gaan. Als er onverwachts wordt gestaakt in het ov en je een bus moet huren om met de groep naar het vliegveld te reizen bijvoorbeeld. Of als het hotel dat je hebt geboekt failliet gaat en je een ander hotel moet zoeken. Met een annuleringsverzekering voor groepsreizen worden ook dat soort kosten terugbetaald door de verzekeraar.
Beschermd op reis
Een reisverzekering zorgt ervoor dat de groep tijdens de reis beschermd is tegen dingen die fout kunnen gaan. Denk aan ongelukken, diefstal, het kwijtraken van bagage, of spullen die kapotgaan. Of als iemand tijdens de reis dus bijvoorbeeld in het ziekenhuis belandt, dan zorgt een reisverzekering ervoor dat de medische kosten worden vergoed.
Als organisator van een incentive- of een personeelsreis is het slim als jij degene bent die een reisverzekering afsluit voor de hele groep, in plaats van te vertrouwen op de persoonlijke reisverzekeringen van de medewerkers. Persoonlijke reisverzekeringen vergoeden namelijk vaak geen schade die plaatsvindt tijdens een zakelijke gebeurtenis. Maar als je bijvoorbeeld op reis gaat met een vriendengroep of een vereniging, dan volstaan persoonlijke reisverzekeringen wel.
Het eindoordeel
Kort samengevat: de beide verzekeringen dienen verschillende doelen. Een annuleringsverzekering biedt dekking tegen dingen die fout kunnen gaan vóór de reis, en een reisverzekering beschermt je tijdens de reis. Als je allebei de verzekeringen afsluit ben je het best beschermd, maar dit kost je uiteraard wat meer aan premie.
Kijk goed naar jouw situatie, en weeg af welke verzekering(en) je wil afsluiten voor jouw groepsreis. Wij kunnen hier natuurlijk ook advies over geven. Als je goed verzekerd bent kan je met een gerust hart op reis gaan en er een onvergetelijke ervaring van maken met jouw bedrijf, vereniging of vriendengroep!